Система передачи и контроля документов

 

Изобретение относится к системе создания сообщений для электронной почты. Технический результат заключается в быстрой и недорогой подготовке и отправке любого количества документов с изменяемой основной частью и неизменной заготовкой. Заявленные способы и устройство для осуществления обеспечивают формирование документов определенного формата и содержания в ответ на требование клиента. Данные запоминают в памяти клиента, при этом запоминают документы, используемые чаще других, распознают часто используемые фразы, передают код, идентифицирующий фразу, добавляют идентифицируемую по коду фразу к данным формируемого документа и передают одному или большему числу получателей. 3 с. и 20 з.п.ф-лы, 7 ил.

Данное изобретение относится к системе для быстрого и в основном автоматического создания большого количества сообщений для электронной почты, факса, для компиляции данных или документов и их передачи на распределенные приемные пункты, для повышения скорости передачи с помощью самообучаемой системы, для создания системы контроля документов и исключения необходимости использования системы оптического распознавания символов для передаваемых документов.

При ведении любого дела необходимо отправлять много разных типов документов, которые в основном являются письмами и незначительно отличаются друг от друга по содержанию, но направляются по разным адресам, разным лицам или на разные предприятия. Сегодня такие документы обычно создаются в одном центре или в нескольких таких центрах и передаются по почте, например, с использованием почтовой службы или подобной организации, например курьерской службы доставки. В этом случае клиент надеется на милость почтовой службы, которая становится все более неэффективной и дорогой и отрицательно влияет на окружающую среду, что вызвано расходованием огромного количества энергии и других ресурсов для передачи миллионов почтовых отправлений, которые она получает каждый год, например, воздушным путем или грузовым автотранспортом, часто с очень больших расстояний.

Кроме издержек, часто для этого требуется еще и много времени. В частности, маршрут письма может пролегать через все Соединенные Штаты,или даже через другие страны, и эта задержка со временем становится все больше, несмотря на героические усилия почтовой службы, которая старается справиться с нарастающим объемом почтовых отправлений.

Возможно применение некоторых замещающих технологий, например факсимильная передача информации и электронная почта.

Однако ни одно из них не является универсальным: почти все люди имеют почтовый адрес, но многие люди не имеют доступа к компьютерам для получения электронной почты и не имеют оборудования для получения факсимильных сообщений. Кроме того, эти технологии имеют и другие недостатки. Стоимость факсимильного сообщения возрастает значительно, если передача осуществляется за пределы местной телефонной сети. Электронная почта работает быстро и недорого, если она используется в период низкой суточной нагрузки, но она автоматически не предоставляет твердую копию сообщения, если этого не хочет сам получатель информации, который осуществляет свой выбор либо намеренно, либо случайно, при этом отправитель информации не может контролировать этот процесс.

Независимо от способа передачи информации, будь то почтовая служба, электронная почта, факс или другие средства, чрезвычайно расточительным и почти универсальным явлением является повторная передача той же самой информации. Например, при отсылке обычного делового письма по факсу отправитель письма обычно использует своего рода идентификационный признак, либо профессионально выполненный печатный фирменный бланк, печатный фирменный бланк предприятия или своего рода специальный идентификационный признак, который содержит исходные данные отправителя. Хотя для получателя и важно иметь эти сведения, все же значительная часть нагрузки при передаче данных на большие расстояния приходится на многократную пересылку именно этой информации.

К тому же для каждого предприятия и для многих частных лиц очень важно иметь систему контроля документов, которая обеспечивает пользователю регистрацию отправленной и принятой корреспонденции и ее поиск.

Таким образом, целью настоящего изобретения является создание системы для повторяющейся, быстрой и недорогой подготовки и отправки по выбранным адресам с помощью различных возможных средств передачи любого количества документов, основная часть содержания которых меняется в соответствии с заранее заданной заготовкой или остается неизменной.

Другой целью настоящего изобретения является создание системы, способной резко уменьшить объем логотипов, или текста, и/или стандартной графики.

Еще одной целью настоящего изобретения является увеличение скорости передачи с помощью самообучаемой системы.

Еще одной целью настоящего изобретения является создание системы контроля документов, которая может использоваться как самостоятельная система или совместно с системой передачи документов.

Другой целью настоящего изобретения является обеспечение доступа к системам удаленного формирования и хранения графики и управления этими процессами.

Еще одной целью настоящего изобретения является исключение необходимости применения системы оптического распознавания символов для преобразования результатов рассматриваемой системы.

Коротко говоря, в настоящем изобретении описан способ формирования и распространения информации, включающий этапы создания множества центров обслуживания в различных географических пунктах и обеспечения каждого центра обслуживания управляющим компьютером, функционально делимой машинной памятью клиентов и средствами формирования выходного документа, состоящего из необходимых данных, хранящихся в памяти. Часть памяти клиента передается каждому из многочисленных пользователей и в каждой области памяти клиента хранятся данные, в состав которых входят части формируемых документов. В ответ на требование, полученное от клиента, выбранный документ передается означенному получателю. На выходе системы может быть выдана копия документа в виде распечатки на принтере, электронной копии, например сообщения электронной почты или факса, или компиляции данных в том или другом виде.

Указанные цели достигаются тем, что в способ формирования и распространения информации включают следующие этапы: - создают ряд центров обслуживания в различных географических районах с установкой в каждом центре обслуживания управляющего компьютера с функционально делимой машинной памятью клиентов и средствами получения выходного документа из памяти; - оснащают каждый центр обслуживания средствами связи для обеспечения связи между центром обслуживания и клиентами; - хранят данные памяти клиента, содержащих части формируемых документов; - формируют и хранят выходной документ определенного формата и содержания и разработки уникальных данных в ответ на требование клиента и передают выходной документ одному или большему числу получателей; - повторяют и автоматический просмотр текста выходных документов, хранящихся для клиента с целью идентификации фраз, многократно повторяемых этим клиентом, которые являются частью хранящихся данных, и добавляют идентифицированные фразы к данным, в состав которых входят части формируемых документов, что снижает объем уникальных данных, добавляемых к выходным документам.

Указанные цели достигаются также тем, что передают участок памяти клиента каждому из клиентов.

Указанные цели достигаются также тем, что обеспечивают соединения электронными средствами центров обслуживания друг с другом для обеспечения двусторонней связи между всеми центрами связи.

Указанные цели достигаются также тем, что составляют обращение к запоминающему устройству и кода компиляции с распознаваемым форматом для передачи клиентом в центр обслуживания требования на документ, при этом с целью идентификации клиента управляющий компьютер распознает код, формат документа и выборочные места содержания документа, включают уникальные данные, при этом управляющий компьютер отбирает один или большее число элементов документа из области памяти, приписанной клиенту, и собирает элементы вместе для формирования запрашиваемого документа.

Указанные цели достигаются также тем, что передают выходной документ получателю с помощью электронных средств связи.

Указанные цели достигаются также тем, что передают печатную копию выходного документа получателю с помощью электронных средств связи.

Указанные цели достигаются также тем, что передают выходной документ получателю с помощью факсимильных средств связи.

Указанные цели достигаются также тем, что в центре обслуживания устанавливают средства получения и отправки факсимильных сообщений.

Указанные цели достигаются также тем, что в центре обслуживания устанавливают средства печати и почтовое оборудование.

Указанные цели достигаются также тем, что этап формирования документа включает добавление данных к формируемому документу с установкой подлинной даты передачи документа клиентом.

Указанные цели достигаются также тем, что маркируют формируемый документ с предварительно подобранной идентификационной информацией с помощью электронных средств.

Указанные цели достигаются также тем, что создают и хранят электронную копию каждого переданного документа и идентификационной информации для клиента.

Указанные цели достигаются также тем, что также переводят затребованный документ на выбранный язык, отличный от языка подлинного требования, и передачу документа на выбранном языке.

Указанные цели достигаются также тем, что также хранят для клиента в центре обслуживания копии каждого выходного документа в электронном, машиночитаемом виде и обеспечение отдельных получателей выходными документами в электронном, машиночитаемом виде независимо от того, в каком виде этот выходной документ был изначально отправлен данному получателю.

Указанные цели достигаются также тем, что требование, поступившее от клиента, может быть получено по любому виду связи, включая факсимильную связь и электронную, при этом этап передачи выходного документа определенному получателю включает передачу тем видом связи, который выбран из условий эффективности независимо от того, по какому виду связи передавалось требование, поступившее от клиента в центр обслуживания.

Указанные цели достигаются также тем, что передают общую область памяти клиента всем клиентам, при этом общая область становится доступной всем клиентам, и хранение в этой общей области фраз и предложений для использования всеми клиентами.

Указанные цели достигаются также тем, что память клиента включает хранящиеся графические элементы и этап формирования выходного документа включает составление документа из графических элементов, хранящихся в центре обслуживания.

Указанные цели достигаются также тем, что память клиента включает хранящиеся графические элементы и этап формирования выходного документа включает передачу выбранных кодов от клиента в центр обслуживания для выбора хранящихся элементов и манипулирования ими для создания и изменения графических изображений в центре обслуживания.

Указанные цели достигаются также тем, что: - создают центр обслуживания, оснащенный средствами связи, для обеспечения связи между данным центром обслуживания и клиентами, и между данным центром обслуживания и получателями выходных документов, формируемых для клиентов; - хранят для клиента в центре обслуживания копии каждого выходного документа в электронном, машиночитаемом виде; - повторяют и автоматически просматривают текст выходных документов, хранящихся для клиента, с целью идентификации фраз, многократно повторяемых этим клиентом, которые являются частью хранящихся данных, и добавляют идентифицированные фразы к данным, в состав которых входят части формируемых документов, что снижает объем уникальных данных, добавляемых к выходным документам; - обеспечивают отдельных получателей выходными документами в электронном, машиночитаемом виде независимо от того, в каком виде этот выходной документ был изначально отправлен данному получателю.

Указанные цели достигаются также тем, что имеется устройство формирования и распространения информации, в состав которого входят:
- центры обслуживания в различных географических районах, в состав каждого из которых входит:
- управляющий компьютер;
- функционально делимая машинная память клиента;
- в памяти клиента хранятся данные, представляющие части документов, которые используются неоднократно в формируемых документах;
- средства составления выходного документа из данных, хранящихся в упомянутой памяти;
- средства связи для осуществления связи между упомянутым центром и клиентами и между упомянутым центром обслуживания и получателями;
- упомянутый управляющий компьютер, который в ответ на требование клиента формирует и хранит выходной документ выбранного формата и содержания с использованием упомянутых хранящихся данных и уникальных данных, предоставленных упомянутым клиентом, и передает выходной документ одному или большему числу определенных получателей, и осуществляет повторяющийся и автоматический просмотр текста выходных документов, хранящихся для клиента с целью идентификации фраз, многократно повторяемых этим клиентом, которые являются частью хранящихся данных, и добавление идентифицированных фраз к данным, в состав которых входят части формируемых документов, что снижает объем уникальных данных, добавляемых к выходным документам.

Указанные цели достигаются также тем, что упомянутый центр обслуживания с точки зрения географии значительно ближе к упомянутому получателю, чем к упомянутому клиенту.

Указанные цели достигаются также тем, что упомянутый центр включает также средства, размещаемые в упомянутом центре обслуживания, для хранения документов, предназначенных для продажи, и средства для печатания и выдачи упомянутых документов за плату.

Указанные цели достигаются также тем, что упомянутый центр включает также средства речевого ввода для формирования текста.

Для полного понимания способа достижения целей настоящего изобретения приводятся чертежи, на которых изображены варианты осуществления настоящего изобретения.

На фиг. 1 показана упрощенная блок-диаграмма системы по настоящему изобретению.

На фиг. 2 показана схема, иллюстрирующая элементы документа, с которыми работает система по настоящему изобретению.

На фиг. 3 показана схема, иллюстрирующая состав обращения к запоминающему устройству и кода компиляции по настоящему изобретению.

На фиг. 4 показана схема другого документа, который может обрабатываться системой по настоящему изобретению.

На фиг. 5 показана часть блок-диаграммы, иллюстрирующая часть центра обслуживания, включающего альтернативную технологию передачи.

На фиг. 6 и 7 показана упрощенная схема размещения центров обслуживания по настоящему изобретению в разных географических областях.

В соответствии с фиг. 1 осуществление настоящего изобретения предполагает наличие множества устройств, которые являются вызываемыми центрами обслуживания 10, число, размер и географическое положение которых может меняться, но как станет ясно из последующего описания, желательно размещать эти центры обслуживания вблизи густонаселенных районов. Эти центры обслуживания соединены друг с другом с помощью сети линий связи 12, в качестве которых могут использоваться простые телефонные линии, при этом они могут быть организованы либо в формальную сеть, либо использоваться при необходимости.

Отдельно взятая корпорация или любая другая организация может устанавливать свои собственные центры обслуживания для своих собственных нужд или иметь прямую линию связи между двумя абонентами, предполагается, что наиболее эффективным способом осуществления настоящего изобретения является его использование обслуживающей компанией, в качестве которой может выступать телекоммуникационная компания, которая организует центры обслуживания и делает их доступными для абонентов за абонентскую плату. Таким образом, эта система может эффективно использоваться как предприятиями очень малого бизнеса, так и крупными предприятиями. Далее по тексту пользователи системы будут называться клиентами, при этом в качестве клиентов могут выступать отдельные лица, фирмы или компании. Для корпораций, дочерние организации или отделения которых находятся в отдаленных друг от друга районах, экономически выгодно устанавливать в этих районах центры обслуживания для осуществления связи внутри компании, а также для связи с абонентами вне компании, и термин "центр обслуживания" следует понимать как оборудование для внутреннего применения и для использования между отдельными клиентами.

В каждом центре обслуживания 10 расположено несколько ключевых единиц оборудования, которые показаны на фиг. 1 в виде прямоугольников внутри одного из центров обслуживания. Предполагается, что все это оборудование устанавливается в каждом центре обслуживания, но это не является обязательным условием и скорее всего число используемых компьютеров и объем памяти будет зависеть от объемов работ, то же относится и к передающим и принимающим аппаратам, число которых возрастает с увеличением пропускной способности системы. В состав этого оборудования входит один или несколько управляющих компьютеров 14, которые представляют коммуникационные интерфейсы с другими центрами обслуживания и клиентами, показанными в виде телефонных аппаратов 16. Этот компьютер соединен с памятью большого компьютера 18, которая функционально и может быть физически разделена на отдельные части, каждая из которых закрепляется за отдельным клиентом. Одна часть памяти может быть доступной для всех клиентов. В состав каждого центра входит также один или несколько принтеров 20, которые работают под управлением компьютера и распечатывают информацию, получаемую из памяти 18. Распечатанный материал, изображенный в виде листа бумаги 22, переправляется на почтовое оборудование 24, которое может иметь разный вид, но в состав которого обязательно входит аппарат для работы с распечаткой и для подготовки этой распечатки к физической доставке получателям. Точный состав почтового оборудования определяется способом доставки. Обычно для этих целей используется автоматическое оборудование для распечатки документа, состоящего из нескольких частей, и конверта. Кроме того, для фальцовки распечатанного материала и укладки его в конверты может понадобиться ручной труд.

Процесс использования системы по настоящему изобретению может начинаться с определения типов корреспонденции, обрабатываемой системой для клиента. Система может обрабатывать различные типы корреспонденции, но для целей иллюстрации будет использовано письмо простой формы. Клиентом или для клиента создается образец письма, который хранится на определенном участке памяти центра обслуживания, отведенном для этого клиента. Для целей секретности и соблюдения частных интересов желательно, чтобы распределение памяти было адресным. При этом в памяти хранится также список получателей и каждый клиент имеет свой идентификационный номер.

Образец письма имеет область, куда вписывается адрес, кроме того, на образце письма имеются и другие зоны, которые заполняются в соответствии с командами, выдаваемыми в момент подготовки письма, например количество денег. Для использования системы клиент по телефону или через компьютерную связь с центром обслуживания выдает в центр обслуживания последовательность команд, которые поступают в виде обращения к запоминающему устройству и кода компиляции. В целях конфиденциальности и выписывания счета в состав обращения к запоминающему устройству и кода компиляции входит идентификационный номер клиента. На компьютер 14 поступает команда на поиск в соответствующей части памяти системы заготовки образца письма в виде скомпилированного документа. В обращении к запоминающему устройству и коде компиляции присутствует идентификатор типа используемого образца письма, который выбирается из образцов, хранящихся в памяти именно для этого клиента, например, счет; идентификатор получателя из списка получателей клиента в памяти системы; и идентификатор количества денег для начисления вместе с выбором хранящихся в памяти фраз, которые применяются для данного конкретного образца письма; и наконец, идентификатор кода окончания, который говорит компьютеру, что инструкция закончена. Инструкция может включать большое число получателей и количество денег для каждого из них, но для иллюстрации приводится случай с одним получателем.

После получения кода окончания управляющий компьютер компилирует образец письма и совмещает его с адресом и другой информацией или выборкой из последовательности команд и затем печатает письмо и отправляет напечатанное письмо на оборудование электронной почты или на персональный адрес. Как отмечалось ранее, документ на выходе системы может быть в электронном виде, а не только в напечатанном. Таким образом, документ, полученный в результате описанного процесса, может передаваться, например, по факсу тем получателям, которые могут получать сообщения по факсу и для которых известен телефонный номер факса или, например, в виде файла, выполненного в формате ASCII.

Особо следует отметить, что в особых ситуациях отдельным клиентом может использоваться тот центр обслуживания или центры, который (которые) находятся ближе всего к получателю (получателям). Таким образом, один клиент при одной рассылке может пользоваться несколькими центрами обслуживания, при этом каждый центр используется получателями в том географическом районе, который находиться ближе всего к этому центру, гарантируя, таким образом, что каждое отправленное письмо, сообщение по факсу или электронной почте, или компиляция данных отправлено самым коротким путем и в кратчайшее время. Для этой цели, как только список рассылки для клиента будет готов или обновлен, адреса могут распространяться по центрам, находящимся в непосредственной близости от этих адресов, и в каждом центре хранятся образцы писем, соответствующие этим адресам.

В целях осуществления связи клиент всегда может связаться с ближайшим к нему центром обслуживания либо для заказа одного или большего числа отправленных скомпилированных образцов, либо для обновления данных, и тогда управляющий компьютер в этом ближайшем центре обслуживания пересылает информацию на другие соответствующие центры по сети, действующей между центрами.

Сеть центров обслуживания может создаваться в национальном масштабе или в международном. Мировое распространение информации с использованием этой системы позволяет наиболее полно использовать эту систему, так как время пересылки по международной почте, например, исчисляется днями или даже неделями. При использовании системы по настоящему изобретению время пересылки может составлять один день или меньше.

В случае международной рассылки очень важно отправлять материал на соответствующем языке, это значит, что почта должна подготавливаться и храниться на тех языках, которые соответствуют данному географическому району.

Очевидно, что использованию системы по настоящему изобретению должен предшествовать этап тщательного планирования и подготовки. Однако это не составляет труда, так как использование системы клиентами может начаться с простых форм, требующих только минимального слияния и вставки данных, и может затем принимать более сложные формы с документами, в которых, например, могут на выбор использоваться различные материалы.

На этом простом примере можно видеть некоторые важные преимущества. Во первых, клиент делает только короткий, недорогой телефонный звонок (вызов). Во вторых, последовательность команд, составляющих обращение к запоминающему устройству и код компиляции, могут подготавливаться в простом формате заранее (до вызова, и могут готовиться просто на персональном компьютере. Затем, когда последовательность команд готова, она передается сразу, в течение очень короткого времени. В третьих, когда материал для каждого письма, сообщения по факсу или электронной почте или компиляции данных подготовлен и отпечатан в центрах обслуживания, эти письма и т.п. отправляются получателям, находящимся рядом с этими центрами обслуживания. Таким образом, если центры обслуживания находятся в других странах, то письма, сообщения по факсу, электронной почте можно получить в Гамбурге (Германия) и Кливленде (шт. Огайо, США) практически в течение того же самого времени без затрат на международную почту или международную телефонную связь и независимо от того, где находится клиент.

Таким образом, клиент должен только подготовить обращение к запоминающему устройству и код компиляции и изменения или вставки для составляемых документов, в любом случае на подготовку документа уходит меньше времени. Так как использование этой системы значительно сокращает время доставки на выходе системы, время доставки со стороны получателя тоже сокращается. Таким образом, с двух сторон системы имеется экономия времени, что приводит к увеличению скорости передачи, которая может еще возрасти в результате использования усовершенствованной технологии.

Большинство из нас знакомы с обычным форматом письма и может быть полезно взглянуть на одно из них внимательнее. На фиг. 2 показаны традиционные элементы письма в том виде, как они должны просматриваться при использовании в системе, при этом каждый элемент готового документа занимает отведенное для него поле и представлен в виде помеченной ячейки. Большинство писем сверху имеют логотип, размеры которого могут изменяться, но который остается неизменным для определенного клиента, или который может выбираться из нескольких однотипных логотипов, если у клиента несколько отделений или структурных подразделений, каждое из которых использует свой собственный логотип. В данном случае под термином "логотип" подразумевается торговая марка компании, название фирмы и/или символ, шапка фирменного бланка или просто имя и адрес клиента. В европейских странах сведения, которые обычно располагаются в шапке фирменного бланка и которые могут быть включены в логотип, содержат атрибуты банка и регистрационный номер, под которым компания прошла официальную регистрацию. В случае с системой по настоящему изобретению на участке памяти клиента будет храниться логотип (логотипы) для их использования во всех создаваемых документах.

Другим элементом, который должен автоматически вводиться центром обслуживания с помощью обычных программ обработки текстовой информации, является дата. При необходимости можно также учитывать разницу во времени и числах в отдельных странах для того, чтобы документ содержал соответствующую дату или даже даты отправки и получения. Это особенно важно, если передаваемый документ имеет юридическое значение. Допустим, например, что клиент из Мэриленда отправляет документальное требование на свой местный центр обслуживания в 10 часов вечера 14 марта для того, чтобы успеть к предельному сроку в Германии, который истекает 14 марта. Документ будет получен сразу же после этого 15 марта в 4 часа утра в Германии, но если на документе имеется штамп с датой отправления от 14 марта, то он может удовлетворить временному регламенту.

Следующими элементами являются имя и адрес получателя. Предположим, что письма отправляются этой системой группе получателей и что эта группа задана заранее клиентом и является идентифицируемой. Это поле заполняется функцией объединения по мере подготовки писем.

Строка "тема" часто бывает следующей, за которой идут приветствия, в которых могут использоваться частично сведения из полей имени и адреса получателя. Затем составляется содержание письма или сообщение, в котором могут применяться вставки для того, чтобы письмо могло учитывать ососбенности индивидуального получателя. Для определенного числа вставок, в качестве которых могут использоваться такие как количество денег, даты или интервалы времени, необходим образец письма определенного типа.

После составления сообщения вставляется блок подписи, который может включать воспроизведение подписи отправителя. Наконец, если к письму прилагаются какие-либо приложения, о них говорится в конце письма, можно также привести рассылку. Могут присутствовать и другие элементы, но перечисленные являются достаточными.

В предпочтительном варианте изобретения для создания такого документа, будь то письмо или что-то другое, клиент составляет и передает обращение к запоминающему устройству и код компиляции. Каждый клиент составляет обращение к запоминающему устройству и код компиляции в стандартном формате, который может быть продиктован оператором центра обслуживания. В другом случае формат кода может учитывать ососбенности определенного клиента. В применении различных форматов кода для разных клиентов имеется некоторое преимущество с точки зрения обеспечения секретности, что объясняется большими сложностями в случае попытки получения несанкционированного доступа к системе через средства электроники. Необязательно в последовательность команд для обращения к запоминающему устройству или коду компиляции каждым клиентом включаются все эти элементы, они могут использоваться по желанию. Если они не должны использоваться, то может применяться символ "игнорировать". На фиг. 3 показана возможная последовательность команд для обращения к запоминающему устройству или кода компиляции, которая выполняет необходимые функции, хотя порядок может быть другим и функции могут добавляться, или отбрасываться, или закрываться единичным кодом, в зависимости от потребностей клиентов, продиктованных опытом.

Увеличение скорости может быть достигнуто путем создания единого общего кода компиляции перекрестных ссылок для любого передаваемого письма (текст, и/или числа, и/или графика), а также для любого одиночного изменения элементов данных, составленных из любых хранящихся в памяти одиночных элементов данных и графики (например, логотипа). Письмо, которое, например, начинается со слов "Уважаемый господин" будет иметь другое общее одиночное обращение и код компиляции, чем те, которые имеет совершенно идентичное письмо, начинающееся со слов "Уважаемая госпожа", даже если это единственное исключение.

Следует отметить, что формат письма по желанию может меняться или набираться на экране. Если это происходит медленно, мощности системы могут предоставляться другим клиентам или использоваться для разработки новых форматов, основанных на старых. В ручном режиме данные для письма могут определяться путем ручного выбора с использованием инструкций в виде меню, т.е. выбирается логотип, дата, адрес и т.п., как это описано выше.

На фиг. 3 показано, что каждый участок обращения к запоминающему устройству и кода компиляции имеет помеченный блок. Одним из первых элементов должен быть идентификационный номер клиента, который содержит достаточно информации для облегчения распознавания используемой области памяти и для удовлетворения требований секретности и процесса выписывания счета центром обслуживания. Следующим элементом является идентификатор категории используемого образца письма, называемого типом формы. Фактический образец письма уже создан и находится в памяти в центре обслуживания с кодами на соответствующих местах для того, чтобы указывать на необходимость вставить переменные данные или элементы для письма или другого документа, который находится в памяти и составляется программными средствами.

Другой участок обращения к запоминающему устройству и кода компиляции может идентифицировать язык, который должен использоваться в документе или его части. В другом случае код языка может быть связан с каждым адресом таким образом, что определенный получатель всегда получает документы на определенном языке. Затем, можно идентифицировать группу или категорию получателей. Это обеспечивается предварительной группировкой получателей и идентификацией группы или групп; или адреса могут быть связаны с идентификацией определенных характеристик личностей (уровень дохода, интересы и т.п.) и круг получателей может быть идентифицирован путем определения характеристик, полученных из управляющего компьютера для сортировки списков получателей по названным характеристикам.

Затем вместе с приложениями, в состав которых может входить, например, рекламный материал или специальные предложения, а также список рассылки, может быть идентифицирован блок подписи (если у клиента их больше одной).

Если в сообщении содержатся уникальные данные, которые необходимо вставить, то эти сведения могут поступать с одной или несколькими таблицами, связанными с именами получателей. В предпочтительном варианте изобретения для каждой данной группы писем, составляемых и отправляемых как одиночные письма, только одна кодовая строка формируется как обращение к запоминающему устройству и код компиляции с такой вспомогательной информацией, как вставки сообщений, предусмотренных как приложения к данной строке. Однако если письмо является более сложным с многочисленными вставками или изменениями, отдельная строка может потребоваться каждому письму. Если это делает строку обращения к запоминающему устройству и кода компиляции более длинной, то можно считать, что это является преимуществом для рассылки.

Как описано выше, строка обращения к запоминающему устройству и кода компиляции может, например, состоять из последовательности буквенных символов, сопровождающихся специальными символами, имеющими определенное значение. Строка может начинаться с идентификационного обозначения клиента типа Ас8%*, за которым следует символ разделителя #, за которым идет тип формы G32, другой разделитель, код языка DE, другой разделитель и группа получателей. Эта строка может начинаться следующим образом: Ac8%*#G32#DE#XV4.... При формировании команд в других целях могут возникать вариации и различные подходы.

Целью настоящей системы является создание библиотеки документов для каждого клиента, которые с помощью использования различных вставок могли бы учитывать особенности индивидуальных получателей и затем использоваться многократно. Однако, как отмечалось ранее, эта "библиотека" может быть виртуальной, состоящей из целого ряда фраз или предложений. Таким образом, письмо определенного типа может состоять из подборки из пятнадцати хранящихся в памяти предложений, которые собираются вместе, когда необходимо составить письмо. В этом случае клиент в своем обращении к запоминающему устройству и коде компиляции вводит в управляющий компьютер идентификатор готового документа, и управляющий компьютер собирает этот документ из элементов библиотеки под контролем простой программы. Как и для любой системы, использующей компьютер, желательно предусмотреть систему с резервной памятью или резервную память, которая может использоваться при отказе основной памяти.

Тот факт, что система в своей памяти хранит все прошлые тексты каждого клиента, позволяет использовать это для обучения системы. Эта система может включать отдельную программу для поиска в материалах, хранящихся в памяти, и учета частоты использования различных фраз и предложений. Те из них, которые используются часто или которые используются чаще других, сохраняются в центре обслуживания и становятся доступными для компьютерных систем авторов писем. Затем, когда идентичная фраза или предложение набираются пользователем, машина распознает ее (его) как одну из часто используемых фраз и передает в центр обслуживания только короткий код, идентифицирующий данную фразу. Это также снижает объем материала, который должен передаваться, и чем больше материалов записано и сохранено, тем меньше материалов нужно передавать. Это отражает тот факт, что многие авторы деловых писем склонны пользоваться одними и теми же фразами. Наконец, в эту категорию могут попасть многие письма целиком.

Заметным преимуществом системы является способность хранить на каждом центре обслуживания определенного канала связи текст (в кодах) документа. Таким образом, если две стороны заключают контракт на расстоянии и используют систему центров обслуживания, то каждый параграф или пункт заключаемого документа может быть обычным образом идентифицирован с помощью писем и чисел и затем необходимо будет переслать только изменения. Это можно сделать автоматически. Однако каждой стороне контракта передается полный текст документа с внесенными изменениями. Это создает очень большую экономию по сравнению с обычным процессом пересылки полного текста документа, обычно по электронной почте или факсу, при этом каждый раз изменяется его часть. Хотя "безбумажный" офис был предсказан за много лет, ему еще только предстоит быть реализованным, и хотя была предсказана "кончина" факса из-за прихода электронной почты и родственных электронных технологий, скорее всего факсы будут использоваться еще в течение многих лет, в основном в целях рекламы. К тому же, таким же образом, как и логотипы или текст, можно хранить, обрабатывать и создавать графические изображения.

В целях сохранения записей можно также хранить каждый документ, полученный совмещением, который был отправлен и связывать каждый такой документ с файлом конкретного получателя. В общем, это не нужно делать в режиме реального времени, до тех пор, пока документ не попадет в файл получателя в свое время. Документ может быть составлен и отправлен в файл либо с помощью электронных средств, по факсу либо на бумаге, в зависимости от того, в каком виде хранятся записи клиента. Однако в дополнение к сказанному, для клиента желательно иметь возможность запрашивать подтверждение приема и время доставки. В зависимости от применяемого способа доставки центр обслуживания может свободно обеспечить автоматически формируемое подтверждение времени отправки документа, сообщения электронной почты, факса или компиляции данных, или наборов из них из центра обслуживания, и/или уведомление о доставке. Клиент также может распечатать запись того, что было отправлено и система центров обслуживания может снизить объем передаваемой информации путем предоставления месячных сводок.

При использовании возможностей описанной выше системы можно вводить новую систему для обеспечения контроля за отправкой или получением через систему всех документов. В качестве первого этапа все отправления, осуществляемые электронными средствами, должны выполняться в формате одного кода, как например ASCII. Если получаемая информация или информация, передаваемая электронными средствами получателю, выполнена в каком-то другом формате, например HTML, то она должна конвертироваться в формат ASCII.

В одном подходе каждый документ, отправляемый или получаемый системой, затем снабжается уникальным "маркером", по которому он может быть идентифицирован. Этот маркер может быть напечатан на твердых копиях документа, но хранится этот маркер по крайней мере вместе с архивной копией документа. Маркер может, например, включать любое или все из перечисленных ниже данных: дату отправления или получения (легко вставляется программой системы), имя отправителя и/или получателя (индивидуальное или название компании), тему документа и категорию документа (письмо, счет и т.п.) или какие-либо другие характеристики по выбору заказчика. Количество информации, включаемой в идентификационный маркер, выбирается и меняется заказчиком. Дополнительные возможности состоят в использовании всех элементов данных после "послестартовых" уникальных данных, таких как логотип, адресат, число-часы-минуты-секунды, тема, имя отправителя, приложения, если приводятся, рассылка и т.п.

Группа связанных между собой писем, таких, например, как ордерный вексель/купчая и/или имя отправителя (подпись). При работе с меню отправитель может добавлять к отдельному файлу "дата/время" (встреча, установленный срок) дату и/или время, в то время как другой файл точно также может быть создан только для имен. Это следует считать не столько необходимым условием, сколько еще одной дополнительной возможностью. К тому же этим возможности не ограничиваются. Заказчику просто предлагаются возможности простого доступа к документам и их поиска. Всего этого можно достичь путем добавления к специальным файлам во время работы с меню выбираемых поисковых слов. Контроль за уникальными (переменными) данными с помощью предусмотренных средств контроля может осуществляться путем создания накопителя нежелательных слов (как, например, я, вы, когда, почему и т.п.), которые не могут быть использованы как поисковые слова. Этот накопитель используется для исключения этих слов из списка поисковых слов. Другой накопитель слов, имеющий дело с персональной деятельностью/организацией отправителя (или адресата), может создаваться для обеспечения доступа через поисковые слова, связанные с деятельностью/организацией.

Это предоставляет многочисленные возможности использования одиночных или совместных средств контроля, доступа и поиска документов, сохранения дорогостоящего административного времени и издержек. В случае совмещения контроля за документами с увеличением скорости передачи данных может использоваться независимая система обработки документов. Уникальный "маркер" может конечно использоваться как отдельно для конкретного отправителя, так и вместе с дополнительным условием для адресата, позволяющим выполнять дополнительный индивидуальный контроль, помимо всех других предоставляемых возможностей. К тому же шрифты отправителя могут быть привязаны к логотипу отправителя для другого средства быстрого выбора.

В случае, если документ отправлен по требованию заказчика, то отправитель получает версию документа в формате ASCII с идентификационным маркером. При желании он может также получить и печатную копию, но важно, что бы документ был представлен в кодах, так как это исключает необходимость сканирования документа системой оптического распознавания символов. Если система передачи по настоящему изобретению используется обычно для всей деловой переписки, то нет необходимости в использовании системы оптического распознавания символов и каждый документ, отправленный или полученный по этой системе, автоматически маркируется и заносится в память в том виде, который обеспечивает простоту извлечения и поиска обычным способом. С другой стороны, это достигается с помощью независимой системы. Если документ предоставляется получателю в формате ASCII, то он должен быть в виде
- твердой копии в коде ASCII, передаваемом центром обслуживания, или
- твердой копии в коде ASCII, предоставляемом на дискете.

Обе возможности совместно обеспечивают
- предоставление документа;
- контроль доступа к документу и его извлечения, и
- отказ от системы оптического распознавания символов.

Эти возможности могут быть расширены, если предусмотреть ключевые слова для поиска документов, относящиеся к бизнесу заказчика. Для этих целей может использоваться способ выбора ключевых слов, подобный способу, описанному в патенте США 5109439. В качестве альтернативной или параллельной методики может использоваться система меню. В такой системе отправляемый документ высвечивается на экране и появляется ниспадающее меню, которое позволяет пользователю выбрать те единицы, которые подлежат хранению. Кроме того, пользователь может выбрать ключевые слова и занести их в память путем, например, их выделения на экране. В качестве отдельно используемой системы, заменяющей систему оптического распознавания символов, центр обслуживания может записывать данные на дискету или передавать их в виде кодов.

Если такая система создана, то она может использоваться заказчиком для заметок. Заметки не передаются по системе, но могут просто вводиться таким же способом, заноситься в память в виде кодов и затем извлекаться таким же образом, как и переписка. И опять в качестве отдельно используемой системы, заменяющей систему оптического распознавания символов, может применяться система контроля за документами.

Ниже рассмотрен способ увеличения скорости передачи уникальных данных с использованием режима самообучения.

Отправитель, в памяти машины которого хранятся все письма, заметки и т. п. , может в процессе создания документа с помощью меню сразу же или иногда или через определенные промежутки времени выполнять сравнительную проверку любого из переданных уникальных (переменных) предложений, отправленных в прошлом. У отправителя может быть, например, несколько идентичных предложений, пришедших в центр обслуживания с кодом автоматического доступа, который может использоваться в процессе последующей компиляции. Этот код идентичен коду, коррелированному с отобранными предложениями его файла. Конечно, система во время поиска идентичных предложений может также принять подобные предложения (с одним или несколькими словами, которые необходимо удалить, заменить или добавить) для занесения в память центра обслуживания для отправителя. Системе может быть передана инструкция на автоматическую обработку этой части и/или может быть допущено вмешательство человека для осуществления проверки, к тому же предотвращается запоминание нежелательных предложений.

Применение такого подхода позволяет системе работать в режиме самообучения, что позволяет с каждым разом передавать все меньше данных, сводя их объем к абсолютному минимуму. Конечно, такой подход может использоваться между двумя пользователями при наличии автономной системы.

Предшествующая последовательность событий основывается на допущении, что данные из компьютера направляются довольно большому числу получателей, т.е. более чем двум или трем, но возможно также использовать систему для усовершенствования передачи данных, которые направляются одному лицу, вероятно с копиями, отправляемыми двум или трем другим людям. Примером может служить юридический документ, который обычно отправляется на судебный процесс. Для документов такого типа в выделенной для клиента области памяти хранятся стандартные параграфы и предложения вместе с основополагающим документом типа основной формы для составителя, в которую могут вставляться соответствующие параграфы. Для подготовки желательно, чтобы клиент мог иметь доступ к элементам запоминаемого документа с тем, чтобы параграфы и предложения, хранящиеся в памяти, могли им просматриваться и отбираться. В другом варианте системы, материал может также храниться в памяти компьютера клиента для просмотра и идентификации применяемых элементов, что позволяет клиенту составлять кодовую строку для передачи в центр обслуживания.

Желательно, чтобы в каждом таком документе был блок подписи, который может вводиться в документ с использованием числовых подписей, подобных тем, которые разработаны для передачи документов другими способами с использованием электронных средств. На документе может также распечатываться факсимильная подпись.

В вышеприведенном примере требование клиента на формирование и передачу документа было отослано некоторыми электронными средствами в центр обслуживания. Пока что это самый быстрый способ доставки, требование может быть также отправлено в центр обслуживания по факсу. Для этого центру обслуживания нужно устройство получения и составления факсимильных сообщений, а также канал факсимильной связи и электронный читающий аппарат или сканер для того, чтобы обращение к запоминающему устройству и код компиляции, рассмотренные выше, могли конвертироваться в электронную форму, которая необходима для компьютера. В другом случае система может оставаться без изменений. Если полученное факсимильное сообщение может распознаваться компьютером, некоторые из описанных выше аппаратов могут не понадобиться.

В частности, во избежании повторений при передаче информации система может эффективно получать, дополнять и ретранслировать факсимильные сообщения. К примеру, рассмотрим отправление факсимильного сообщения из Франкфурта (Германия) в Лос-Аламос (шт. Калифорния, США). Клиент, использующий систему по настоящему изобретению, вместе с содержанием сообщения отправляет в центр обслуживания обращение к запоминающему устройству и код компиляции, идентифицирующие получателя и характер составляемого документа (т.е. факсимильного сообщения). На ближайшем к данному получателю центре обслуживания содержание сообщения объединяется с идентифицируемым форматом, направляется в соответствующий адрес и ретранслируется. Получатель получает все сообщение, включая заголовок, но единственной частью, отправленной на расстояние, например, по электронной почте, является содержание сообщения и сравнительно короткое обращение к запоминающему устройству и код компиляции. Таким образом, значительно сокращаются издержки и экономится время. Следует также отметить, что большинство передаваемых писем занимают одну страницу, а факсимильные сообщения передаются обычно с сопроводительным письмом или в сопроводительном письме имеется сообщение.

Это проиллюстрировано на фиг. 4, где показано типовое факсимильное сообщение. Те части 36 данного факсимильного сообщения, которые являются уникальными, обведены штрихпунктирной линией. Оставшаяся часть является стандартным, повторяемым материалом, который может заносится в память центра обслуживания, включая адрес и номер факса адресата, объединенного с уникальными участками, полученными от клиента и затем отправленных получателю. Время, затраченное на объединение уникальных участков сообщения с участками, хранящимися в памяти, очень мало, поэтому общее время, необходимое для передачи сообщения, почти такое же, как и время, которое необходимо было бы затратить, если бы не было этой системы, однако на расстояние передаются только участок сообщения и короткая фраза из кодов. Поэтому стоимость резко снижается и линия передачи свободна для использования другими абонентами системы связи. Следует осознавать, что когда этот процесс возрастет в тысячи раз, то эта экономия по сети будет очень ощутимой. Большим преимуществом является возможность передачи сообщения, например, по электронной почте с возможной заменой его, например, на факс или другие средства в центре обслуживания, где заменяются средства для адресата, т.е. ведется поиск наиболее дешевых средств передачи от отправителя к центру обслуживания с возможной заменой на другое средство от центра обслуживания до адресата. Наличие символов, специальных знаков и чисел, хранящихся в графическом виде, а так же других необходимых графических объектов, хранящихся в центре обслуживания, позволяет осуществлять передачу по электронной почте содержания факсимильных сообщений, которые составляются в центре обслуживания.

Из примеров и описаний, приведенных выше, становится ясно, что наибольшую экономию можно получить от использования этой системы в европейских странах или Канаде, где почтовые системы сравнительно дороги или подвержены случайным перебоям в работе. Допустим, например, что клиент желает передать одинаковые письма корреспондентам в несколько европейских стран. Центром обслуживания для рассылки этих писем может быть выбран центр, который физически расположен, например, в Копенгагене (Дания). Когда кодовая строка сформирована и передана в этот центр обслуживания, письма формируются и отправляются на соответствующих языках в различные страны, которые с развитием Европейского Сообщества (ЕС) могут иметь единую почтовую систему, такую же как в США. Это позволяет отправлять письма из стран ЕС, пользуясь преимуществом льготных тарифов для местной доставки. Конечно можно также использовать многочисленные центры обслуживания, расположенные в различных местах ЕС, если критично время передачи.

Центры обслуживания могут также использоваться для распространения информации. Допустим, например, что изготовитель желает сделать доступными для заинтересованных партнеров многочисленные, подробные сведения о своей продукции. Дорого и расточительно копировать многократно документ, описывающий продукцию, зная, что многие копии и вероятно большинство из них будут выброшены теми, у кого нет серьезного интереса. Однако очень просто хранить информацию в электронном виде в центре обслуживания или во всех центрах обслуживания и затем в относительно короткой журнальной рекламе опубликовать заметку о том, что такие-то сведения имеются "в ближайшем от вас центре обслуживания", после чего заинтересованный клиент обращается в этот центр, запрашивает сведения, пользуясь идентификационным кодом, опубликованным в журнале, и центр обслуживания либо распечатывает эти сведения, либо записывает их на компакт-диске и доставляет заказчику таким же образом, как и любой другой документ. Эта услуга в зависимости от характера информации может оплачиваться либо компанией, либо заказчиком.

Таким же образом система может использоваться общественными службами. Рассмотрим, например, правительственное агентство, такое как Налоговое управление (США) или Отдел по патентам и товарным знакам, которые имеют бланки и информационные издания для рассылки заинтересованным членам общества. Хранение таких бланков в центрах обслуживания обеспечивает их доступность для общественности с небольшим вовлечением людей или вообще без такового и позволит человеку искать и получать образцы в большем числе удобных для него мест, чем сегодня, ввиду экономических причин.

На фиг. 5 более полно показан центр обслуживания, который оборудован аппаратурой передачи данных, такой, например, как модемы 25а-n (один или больше) для получения и отправки сообщений электронной почты и файлов данных путем прямой передачи, а также аппараты факсимильной связи 26 для отправки и получения факсимильных сообщений с помощью электронных средств и твердых копий. Модемы соединены с управляющими компьютерами 14а-14n, каждый из которых, по предпочтительному варианту изобретения, поддерживает двустороннюю связь друг с другом и с памятью 18. Предусмотрено также перезаписываемое ПЗУ на компакт-дисках 28 для создания и распространения сравнительно большого объема документов, а также для хранения некоторых материалов.

В этой связи центры обслуживания могут также использоваться как своего рода заменители издательств. Так как в такой организации очень просто хранить большие объемы данных, то кто-то может хранить там все книги и делать эти книги доступными для покупателей, либо в печатной виде, либо на компакт-дисках ограниченного тиража. После уплаты необходимого взноса заказчик может заказать отдельную книгу, которую центр обслуживания распечатает под заказ. Это исключает необходимость содержать ассортимент печатных текстов, которые неизвестно будут или нет продаваться. Можно также обеспечить доступ для просмотра к частям хранящихся таким образом книг, с тем, чтобы потенциальный покупатель мог пролистать книгу, чтобы понять, нужна она ему или нет. Храниться они могут на компакт-дисках или на других запоминающих устройствах, обеспечивающих, желательно, высокую плотность записи. Подход с замещением издательского дела может также использоваться местными книжными магазинами, повсеместно снижающими издержки, связанные, например, с транспортировкой и хранением.

Ниже приводятся типы документов, которые могут выгодно обрабатываться системой такого рода:
выписывание счета;
повторное выписывание счета;
объявления;
приглашения;
напоминание о дате завершения, сроках, продлении сроков;
расчет стоимости, структура цены;
похвала, благодарность;
напоминание;
сообщение для печати.

Однако существует огромное число типов документов, которые могут успешно обрабатываться системой по настоящему изобретению. В другом подходе обеспечивается дистанционный доступ и пошаговый контроль произведений графики и редакции графики либо через доступ и коды компиляции к хранимым в памяти программам, либо с помощью сжатых кодов для дистанционной работы с графикой. Базой для такого подхода могли бы быть хранящиеся изображения из пикселей различного размера и оттенка, с которыми можно было бы работать и которыми можно было бы управлять с помощью сжатого кода для их умножения и преобразования в любую желаемую форму, направление или структуру в виде, например, векторов, кругов, квадратов и т.п., и для создания технических чертежей или внесения изменений к этим чертежам, стираний или вставок в этих чертежах. В этом последнем примере клапан, например, можно было бы представить путем извлечение его из памяти и путем его вставки в чертеж, при этом изображение клапана будет дистанционным. Контроль также мог бы включать взрывное расширение чертежа (чертежей) или его (их) части. Хранение такой графики могло бы осуществляться на микроносителях. Дальнейший контроль мог бы, например, обеспечивать расположение элементов изображения внутри заданной области, а также перемещать графические элементы в требуемом направлении, накладывая их и/или создавая структурные модели.

Очень важна программа, хранящаяся в центре обслуживания, которая позволяет изображать, например, линии или ячейки для различных форм, доступ к таким программам осуществляется с помощью обращения к запоминающему устройству и кода компиляции. С другой стороны, дополнения или изменения к удаленным, хранящимся в центре графическим материалам, могут осуществляться с помощью сжатых кодов, размером 3 байта, которые дают возможность создать, например, 16777216 простых инструкций, часть которых используется в различных индивидуальных манипуляциях.

При общем взгляде на систему по настоящему изобретению можно сделать вывод, что главным в ней является то, что клиент может хранить в памяти центра обслуживания множество фраз, предложений и моделей, включая логотипы, передавать с помощью любых удобных средств в центр обслуживания короткий код, идентифицирующий формат конечного документа вместе с уникальной частью типа сообщения, после чего центр обслуживания составляет требуемый документ/письмо и фразы, предложения и т.п. и отправляет соответствующему получателю результирующий документ по любому доступному и подходящему для этого средству передачи. Кроме того, для сбережения средств и увеличения скорости обработки система позволяет организации, использующей эту систему, делегировать центру обслуживания определенный объем работ, обычно выполняемый служащими организации, что обеспечивает сокращение времени и издержек. Следует также отметить, что система позволяет клиенту выборочно стирать информацию.

На фиг. 6 и 7 показана схема возможного рассредоточения центров обслуживания. Конечно число центров обслуживания может быть намного больше, чем то, которое изображено для системы общего пользования, но оно может быть еще меньше для системы, предназначенной для обеспечения связи внутри большой корпорации, хотя не понятно, почему корпоративная система не может подключиться к большой.

Как видно на фиг. 6, центры обслуживания могут размещаться по всей территории Соединенных Штатов. Отсутствие таких пунктов на чертеже в центральной части страны объясняется стремлением упростить иллюстрацию и не должно интерпретироваться как предположение о том, что такие центры здесь не располагаются. Рядом с каждым центром обслуживания находятся клиенты и получатели, которые, по предпочтительному варианту изобретения, будут обслуживаться ближайшим центром. Между центрами и клиентами устанавливается двусторонняя связь.

На фиг. 7 в упрощенном виде показано размещение таких центров по всему миру, при этом для иллюстрации выбрано только несколько пунктов. Как можно понять, высокоуровневая связь со странами, где нет инфраструктуры связи вообще, обеспечивается спутниковой связью, и размещение центров обслуживания упрощает подключение этих стран к полноценной связи с более развитыми странами мира.

Для клиентов, для которых очень важно соблюдение секретности, могут быть предприняты определенные шаги для того, чтобы убедить их в том, что содержание отправляемых по системе документов надежно защищено. Одним из таких шагов является использование техники криптографии для всех электронных посланий между центрами обслуживания и клиентами, включая электронные послания получателям.

Сохраняется возможность того, что служащий этого центра обслуживания может просмотреть документ, если он отсылается получателю как отпечатанная копия, так как эту копию необходимо взять из принтера и поместить в конверт или что-то еще для доставки. Операции распечатывания на принтере и упаковки в конверт могут быть полностью автоматизированы с использованием известных методик. Для убеждения клиента в надежности защиты можно место между участком распечатывания и упаковки в конверт снабдить видеокамерами, нацеленными на маршрут прохождения секретного документа. Видеоизображение расположения документа может записываться во время этого процесса с проставлением даты и времени (часов, минут и секунд), что также можно распечатать на документе одновременно с датой и временем отправки в случае различных временных поясов, и идентификационного маркера документа, показывающего, что никто не мог просмотреть этот документ. Конечно камера должна быть направлена так, чтобы нельзя было прочитать документ с ее помощью.

Для иллюстрации изобретения было подобрано несколько предпочтительных вариантов, однако специалисты понимают, что возможны различные модификации, которые однако не следует принимать как отклонения, что ясно из прилагаемой формулы изобретения.

Формула изобретения

1. Способ формирования и распространения информации, включающий следующие этапы: создают ряд центров обслуживания в различных географических районах с установкой в каждом центре обслуживания управляющего компьютера с функционально делимой машинной памятью клиентов и средствами получения выходного документа из памяти, оснащают каждый центр обслуживания средствами связи для обеспечения связи между центром обслуживания и клиентами, формируют и хранят выходной документ определенного формата и содержания в ответ на требование клиента, хранят эти данные памяти клиента, просматривают тексты выходных документов и сохраняют в памяти клиента фразы и предложения, которые используются чаще других, а при наборе пользователем предложения или фразы, которую управляющий компьютер распознает как одну из часто используемых фраз, хранящихся в памяти клиента, передают код, идентифицирующий данную фразу, добавляют идентифицируемую по коду фразу к данным формируемого документа, передают выходной документ одному или большему числу получателей.

2. Способ по п.1, отличающийся тем, что передают участок памяти клиента каждому из клиентов.

3. Способ по п.1, отличающийся тем, что обеспечивают соединения электронными средствами центров обслуживания друг с другом для обеспечения двусторонней связи между всеми центрами связи.

4. Способ по п.1, отличающийся тем, что составляют обращение к машинной памяти и коду компиляции с распознаваемым форматом для передачи клиентом в центр обслуживания требования на документ, при этом с целью идентификации клиента управляющий компьютер распознает код, формат документа и выборочные места содержания документа, включая уникальные данные, при этом управляющий компьютер отбирает один или большее число элементов документа из области памяти, приписанной клиенту, и собирает элементы вместе для формирования запрашиваемого документа.

5. Способ по п.1, отличающийся тем, что передают выходной документ получателю с помощью электронных средств связи.

6. Способ по п.1, отличающийся тем, что передают печатную копию выходного документа получателю с помощью электронных средств связи.

7. Способ по п.1, отличающийся тем, что передают выходной документ получателю с помощью факсимильных средств связи.

8. Способ по п.1, отличающийся тем, что в центре обслуживания устанавливают средства получения и отправки факсимильных сообщений.

9. Способ по п.1, отличающийся тем, что в центре обслуживания устанавливают средства печати и почтовое оборудование.

10. Способ по п.1, отличающийся тем, что этап формирования документа включает добавление данных к формируемому документу с установкой подлинной даты передачи документа клиентом.

11. Способ по п.1, отличающийся тем, что формируемый документ подбирают по коду, идентифицирующему данную фразу с помощью электронных средств.

12. Способ по п.11, отличающийся тем, что также создают и хранят электронную копию каждого переданного документа и идентификационной информации для клиента.

13. Способ по п.1, отличающийся тем, что также переводят затребованный документ на выбранный язык, отличный от языка подлинного требования, и передачу документа на выбранном языке.

14. Способ по п.1, отличающийся тем, что также хранят для клиента в центре обслуживания копии каждого выходного документа в электронном, машиночитаемом виде и обеспечение отдельных получателей выходными документами в электронном, машиночитаемом виде, независимо от того, в каком виде этот выходной документ был изначально отправлен данному получателю.

15. Способ по п.1, отличающийся тем, что требование, поступившее от клиента, может быть получено по любому виду связи, включая факсимильную связь и электронную, при этом этап передачи выходного документа определенному получателю включает передачу тем видом связи, который выбран из условий наибольшей эффективности.

16. Способ по п.1, отличающийся тем, что передают общую область памяти клиента всем клиентам, при этом общая область становится доступной всем клиентам, и хранение в этой общей области фраз и предложений для использования всеми клиентами.

17. Способ по п.1, отличающийся тем, что память клиента включает хранящиеся графические элементы и этап формирования выходного документа включает составление документа из графических элементов, хранящихся в центре обслуживания.

18. Способ по п.1, отличающийся тем, что память клиента включает хранящиеся графические элементы и этап формирования выходного документа включает передачу кода от клиента в центр обслуживания для выбора хранящихся элементов и манипулирования ими для создания и изменения графических изображений в центре обслуживания.

19. Способ контроля и отслеживания распространения документов, при котором создают центр обслуживания, оснащенного средствами связи, для обеспечения связи между данным центром обслуживания и клиентами, и между данным центром обслуживания и получателями выходных документов, формируемых для клиентов, хранят для клиента в центре обслуживания копии каждого выходного документа в электронном, машиночитаемом виде, просматривают тексты выходных документов и сохраняют в памяти для клиента фразы и предложения, чаще других используемые этим клиентом, а при наборе пользователем предложения или фразы, которые компьютер распознает как одни из тех, которые чаще других используются из хранящихся в памяти, передают код, идентифицирующий данные предложения или фразы, добавляют идентифицируемое по коду предложение или фразу к данным формируемого документа и передают выходной документ одному или большему числу получателей.

20. Устройство формирования и распространения информации, в состав которого входят центры обслуживания в различных географических районах, в состав каждого из которых входит управляющий компьютер, функционально делимая машинная память клиента, в памяти клиента хранятся данные, представляющие части документов, которые используются неоднократно в формируемых документах, средства составления выходного документа из данных, хранящихся в упомянутой памяти, средства связи для осуществления связи между упомянутым центром и клиентами и между упомянутым центром обслуживания и получателями, упомянутый управляющий компьютер, который в ответ на требование клиента формирует и хранит выходной документ выбранного формата и содержания с использованием упомянутых хранящихся данных и уникальных данных, предоставленных упомянутым клиентом, передает выходной документ одному или большему числу определенных получателей, и осуществляет просмотр текстов выходных документов и сохранение в памяти для клиента фраз и предложений, которые используются чаще других этим клиентом, а при наборе пользователем предложения или фразы, которые управляющий компьютер распознает как одни из используемых чаще других, хранящихся в памяти, передает код, идентифицирующий данное предложение или фразу, что снижает объем передаваемых данных, добавляя идентифицируемые по коду предложение или фразу к данным формируемого документа.

21. Устройство по п.20, отличающееся тем, что упомянутый центр обслуживания с точки зрения географии значительно ближе к упомянутому получателю, чем к упомянутому клиенту.

22. Устройство по п.20, отличающееся тем, что включает также средства, размещаемые в упомянутом центре обслуживания, для хранения документов, предназначенных для продажи, и средства для печатания и выдачи упомянутых документов за плату.

23. Устройство по п.20, отличающееся тем, что включат средства речевого ввода для формирования текста.

РИСУНКИ

Рисунок 1, Рисунок 2, Рисунок 3, Рисунок 4, Рисунок 5, Рисунок 6, Рисунок 7