Способ и устройство для уничтожения конфиденциальных документов
Изобретение относится к способу и устройству для уничтожения конфиденциальных документов. Технический результат изобретения заключается в создании устройства и способа для уничтожения конфиденциальных документов, в котором риск мошенничества снижен до минимума, причем уничтожение можно осуществить в любой момент времени, в котором осуществляется «сопровождение и отслеживание» конфиденциальных документов. Технический результат достигается за счет того, что сохраняют один или более конфиденциальных документов в контейнере, идентифицируют контейнер, сохраняют идентификационные данные, относящиеся к данному контейнеру, в электронной системе данных, устанавливают идентичность одного или более контейнеров, сравнивают идентичность, контейнеров с данными из электронной системы данных, и уничтожают контейнер, если идентичность контейнера соответствует идентификационным данным контейнера из электронной системы данных. 2 н. и 24 з.п. ф-лы.
Настоящее изобретение относится к способу и устройству для уничтожения конфиденциальных документов.
В настоящее время ликвидация конфиденциальных документов выполняется посредством сбора конфиденциальных документов, после чего собранные документы помещаются в контейнер, который затем опечатывается. Опечатанный контейнер передается ликвидационной компании, которая осуществляет фактическое уничтожение, например посредством измельчения или сжигания. На практике такие системы хранения конфиденциальных документов и последующей передачи специализированной компании оказались несостоятельными. В конце концов, если большое количество контейнеров передается ликвидационной компании, то появляется возможность, что несколько контейнеров не будут уничтожены. Можно предположить, что все конфиденциальные документы подверглись уничтожению, но на самом деле этого не произошло.
Задачей настоящего изобретения является создание устройства и способа для уничтожения конфиденциальных документов, в котором риск мошенничества снижен до минимума.
Другой задачей настоящего изобретения является создание способа и устройства для уничтожения конфиденциальных документов в любой момент времени, в котором, осуществляется так называемое «сопровождение и отслеживание» конфиденциальных документов, чтобы дать возможность сопровождать конфиденциальные документы во время последовательности операций передачи и уничтожения.
Еще одной задачей настоящего изобретения является создание способа и устройства для уничтожения конфиденциальных документов, в котором осуществляется использование систем электронного хранения, таких как компьютеры, чтобы устанавливать местоположение конфиденциальных документов на некоторых стадиях во время последовательности операций передачи и уничтожения.
Предложенный способ уничтожения конфиденциальных документов характеризуется тем, что
a) сохраняют один или более конфиденциальных документов в контейнере,
b) идентифицируют контейнер,
c) сохраняют идентификационные данные, относящиеся к данному контейнеру, в электронной системе данных,
d) устанавливают идентичность одного или более контейнеров,
e) сравнивают идентичность, которая установлена на этапе d), с данными в электронной системе данных этапа c),
f) уничтожают контейнеры, если идентичность контейнера, которая установлена на этапе d), соответствует идентификационным данным этого контейнера из электронной системы данных, которые сохранены на этапе c).
Посредством сохранения конфиденциальных документов в контейнере, который снабжен идентификационными данными, контейнер может быть отслежен во время последовательности операций от его передачи до уничтожения. Более того, фактическая ликвидация контейнера, которая упоминалась на этапе f), выполняется только если установленная идентичность контейнера соответствует идентификационным данным этого контейнера, сохраненным в электронной системе данных. Таким образом, риск обмана минимизирован, кроме того, согласно изобретению невозможна ликвидация так называемых неизвестных контейнеров, а именно контейнеров, которые не могут быть отслежены в электронной системе данных. Риск мошенничества, таким образом, также минимизирован.
В предпочтительном варианте осуществления изобретения выполняют некоторое количество дополнительных промежуточных этапов между этапом c) и этапом d), т.е.:
k) формируют список контейнеров, которые должны быть собраны, из электронной системы данных, указанный список включает в себя идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть собраны,
l) устанавливают идентичность контейнера, который должен быть собран,
m) сравнивают идентичность, которая установлена на этапе l) с идентификационными данными из списка, сформированного на этапе k),
n) собирают заполненный контейнер, если идентификационные данные, полученные на этапе l), соответствуют идентификационным данным на этапе k).
В предпочтительном варианте осуществления настоящего способа дополнительные этапы o)-t) выполняют после этапа n), на которых:
o) осуществляют накопление идентификационных данных в электронной системе данных о контейнерах, которые были собраны на этапе n),
p) устанавливают идентичность одного или более контейнеров, которые должны быть приняты,
q) сравнивают идентичность, которая установлена на этапе p), с идентификационными данными, сохраненными в электронной системе данных на этапе o),
r) осуществляют прием собранных контейнеров, если идентичность, полученная на этапе p), соответствует идентификационным данным на этапе o),
s) накапливают идентификационные данные в электронной системе данных о контейнерах, которые были приняты на этапе r),
t) формируют список контейнеров, которые должны быть разрушены, из электронной системы данных, содержащий идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть разрушены.
На практике контейнеры, которые должны быть уничтожены, должны быть собраны в разных местах, например по компаниям или клиентам. Посредством формирования списка контейнеров, которые должны быть собраны, по электронной системе данных появляется возможность последующего сравнения с идентификационными данными собранных контейнеров и гарантируется, что строго только те контейнеры, которые должны быть уничтожены, переданы ликвидационной компании.
В отдельном варианте осуществления настоящего способа, на этапе b) идентификации контейнера предпочтительно, осуществляют регистрацию его содержимого, например посредством взвешивания, рентгеновского излучения, ультразвукового детектирования и детектирования металла, что выполняется на этапе d), чтобы удостовериться, что будет уничтожен надлежащий контейнер.
Более того, предпочтительно выполнять этап e), т.е. осуществлять сравнение идентичности, которая установлена на этапе d), с данными из электронной системы данных этапа c) дважды, до того как происходит фактическое уничтожение на этапе f). Такая двойная проверка, в частности, желательна с точки зрения снижения вероятности мошенничества. Всегда существует возможность того, что контейнер, который должен быть уничтожен, выводится из последовательности операций уничтожения, как только было установлено, что идентичность данного контейнера соответствует идентификационным данным, которые сохранены в электронной системе данных, так что конфиденциальные документы, которые присутствуют в контейнере, не уничтожаются. Как результат введения второй операции идентификации, больше невозможно удалить контейнер, который уже был идентифицирован, и идентифицированный контейнер будет уничтожен.
Идентификационный код, используемый в настоящем способе, выбирается из группы, состоящей из штрихкода, радиочастотных (идентификационных) ID-ярлыков, двумерного матричного кода, трехмерного штрихкода и кода изображения или их сочетания, где идентификационный код содержит одни или более данных, касающихся, например, порядкового номера, даты, размеров контейнера, веса контейнера, цвета контейнера, внешних признаков контейнера, местоположения, отдела и лица. Вес контейнера является параметром, который важен для определения, был ли контейнер открыт без санкционирования в ходе последовательности операций от идентификации до уничтожения контейнера. Должно быть понятно, однако, что настоящее изобретение никоим образом не ограничено таким списком идентификационных кодов.
Настоящее изобретение относится также к устройству, содержащему
средство для сохранения одного или более конфиденциальных документов в контейнере,
средство для идентификации контейнера,
средство для записи идентификационных данных, относящихся к данному контейнеру, в электронной системе данных,
средство для установления идентичности одного или более контейнеров,
средство для сравнения установленной идентичности с данными из электронной системы данных, и
средство для уничтожения контейнера.
В предпочтительном варианте осуществления устройство дополнительно содержит
средство для формирования списка контейнеров, которые должны быть собраны, по электронной системе данных, причем список содержит идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть собраны,
средство для установления идентичности контейнера, который должен быть собран,
средство для сравнения идентификационных данных контейнера, который должен быть собран, с идентификационными данными из списка идентификационных данных, относящихся к контейнерам, которые должны быть собраны,
средство для сбора контейнеров.
Предпочтительно устройство дополнительно содержит средство для сохранения идентификационных данных собранных контейнеров в электронной системе данных и средство для создания визуальной записи контейнера. В варианте осуществления устройство предпочтительно содержит средство для определения веса контейнера.
В предпочтительном варианте осуществления устройство дополнительно содержит средство для установления идентичности одного или более контейнеров, которые должны быть приняты,
средство для сравнения идентичности с идентификационными данными из электронной системы данных,
средство для приема контейнеров,
средство для сохранения идентификационных данных принятых контейнеров в электронной системе данных,
средство для формирования списка контейнеров, которые должны быть разрушены, по электронной системе данных, причем список содержит идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть разрушены.
В предпочтительном варианте осуществления устройство дополнительно содержит средство для присвоения уникального идентификационного кода контейнеру, при этом код выбран из группы, состоящей из штрихкода, радиочастотных ID-ярлыков, двумерного матричного кода, трехмерного штрихкода и кода изображения или из их сочетания, упомянутый код маркировки содержит одно или более данных, включающих порядковый номер, дату, местоположение, отдел и лицо. В предпочтительном варианте осуществления изобретение дополнительно содержит средство для регистрации содержимого контейнера, например посредством взвешивания, рентгеновского излучения, ультразвукового детектирования и детектирования металла, указанное средство используется на дополнительном этапе для идентификации контейнера в начале последовательности операций и последующей его идентификации вновь, прежде уничтожения, и сравнения данных измерения с другими данными, чтобы установить, рассматривается ли один и тот же контейнер.
Средство для уничтожения контейнера дополнительно содержит средство для транспортировки контейнеров и средство для дробления контейнеров, транспортированных таким образом.
В дальнейшем настоящее изобретение поясняется описанием примера выполнения, который никоим образом не ограничивает объем изобретения.
Конфиденциальный документ помещают в контейнер, например в защитный конверт. Идентификационный код, например штрихкод, представлен на конверте. После того как конверт опечатывается, он больше не может быть открыт без причинения видимого повреждения конверту. Это упоминается как «явная порча». Впоследствии оператор вводит номер конверта из его или ее компьютера в электронную систему данных. Данные, относящиеся к документу (имя лица, у которого конверт должен быть собран, место упомянутого сбора, вес, размер, цвет, и т.д.), могут быть добавлены в перечень данных.
Данные, которые были введены в систему оператором, впоследствии отправляются оператору ПК (персонального компьютера, PC). Более того, содержимое конверта может быть определено посредством выполнения подходящего анализа, например рентгеновским излучением, эти данные также вводятся в систему данных. Когда сборщик документов решает собрать конверты (это может происходить несколько раз в день), он или она, во-первых, будут должны загрузить информацию относительно конвертов, которые должны быть собраны, от оператора ПК в подходящий аппарат, например штрихкодовое оконечное устройство. Более того, один или более списков могут быть напечатаны оператором ПК, эти списки содержат все данные о конвертах, которые должны быть собраны. Список, например, может включать в себя имя (а возможно, фотографию) лица, у которого конверт(ы) должен быть собран, место сбора, а также номера конвертов. Предпочтительно информация о содержимом конвертов не указывается, но эта информация не является существенной для сборщика документов.
Сборщик документов сразу же может начать собирать конверты на основе упомянутого списка(ов). Как только сборщик прибыл на место, конверт помещается в оконечное устройство для считывания штрихкода посредством сканирования. После сканирования сборщик документов может просматривать информацию о данном конверте (но не о его содержимом) на устройстве отображения, например экране дисплея. Последовательность операций завершается введением подтверждения в штрихкодовое оконечное устройство и сборщик документов может продолжать движение к новому месту. Эта последовательность операций повторяется до тех пор, пока оператор не отработал все списки.
Как только сборщик документов завершил сбор конвертов, конверты собираются в зоне приема. После доставки конвертов сборщик документов возвращается к принимающему ПК, и штрихкодовое оконечное устройство считывает записанные данные. Эти данные сразу же обрабатываются в системе.
В зоне приема приемщик документов сканирует и взвешивает конверты один за другим посредством штрихкодового оконечного устройства. Данные конвертов сравниваются с данными принимающего ПК. Если данные совпадают, конверт может быть помещен в контейнер. Уникальный идентификационный код, например штрихкод, присутствует также и на контейнере.
После обработки список может быть напечатан, и проверяется, все ли конверты были собраны.
После обработки, контейнер может быть размещен в защищенном хранилище или сейфе до дальнейшего перемещения в комнату разрушения.
Контролер может сформировать комплект посредством выбора тех контейнеров из защищенного хранилища, которые должны быть разрушены. Эти комплекты изымаются для последующего перемещения в комнату разрушения. Все данные комплекта доступны оператору ПК.
Когда данные изъятых конвертов доступны системе, оператор может начинать операцию ликвидации.
До того как оператор начнет загрузку конвейера хранилища, он должен, прежде всего, разблокировать крышку конвейера хранилища (механические замки), после чего он может открыть крышку. Вслед за этим успешно запускаются вентилятор, предварительный измельчитель, дробитель и конвейерная лента. Затем оператор осуществляет сканирование и, если необходимо, взвешивает конверты один за другим посредством штрихкодового оконечного устройства. Данные конвертов сравниваются с данными оператора ПК. Если данные совпадают, конверт может быть помещен на конвейер хранилища. Размещение конвертов должно происходить таким образом, чтобы телекамера могла записывать изображение конвертов, а считыватель штрихкода мог считывать штрихкоды конвертов.
Если оператор сканирует конверт, данные которого не соответствуют данным в системе, например штрихкод не распознается, или некоторое количество конвертов не перечислено в системе, система в таком случае будет формировать сообщение, а оператор должен будет отложить указанный конверт. Второе лицо должно выяснить, почему конверт не принимается. Только когда ошибка была устранена, конверт может быть отсканирован снова и помещен на конвейер хранилища. Оператор при этом будет обычным образом продолжать сканировать следующие конверты и помещать их в контейнер хранилища до тех пор, пока все конверты не будут отсканированы и переданы в контейнер хранилища.
Посредством конвейерной ленты конверты попадают в предварительный измельчитель, но перед тем как это случится, штрихкоды конвертов считываются еще раз. Причина того что штрихкоды конвертов считываются еще раз, состоит в том, что следует предотвратить махинации при размещении конвертов на конвейере хранилища. В начале конвейерной ленты оператор, имеющий в распоряжении отсканированные посредством штрихкодового оконечного устройства конверты, мог бы удалить конверт с конвейерной ленты или поместить другой конверт (или совсем никакого конверта) на его место. Посредством размещения считывателя штрихкода в конце конвейерной ленты, в месте, где его никто уже не сможет достать, система может обнаружить любую попытку фальсификации и может сформировать сообщение на такое действие оператора. Если такое произойдет, система сформирует сообщение об ошибке.
В качестве дополнительной проверки захватывается изображение каждого конверта на конце конвейерной ленты. Когда все конверты уничтожены, машина может быть остановлена, а крышка конвейера в хранилище может быть закрыта и заблокирована.
Впоследствии оператор может напечатать отчет, содержащий данные последовательности операций ликвидации от оператора ПК. Упомянутый отчет может включать в себя следующие данные: номера уничтоженных конвертов, номера конвертов, которые должны были быть размещены на конвейерной ленте, но не были зарегистрированы в системе, и номера конвертов, которые были зарегистрированы в системе, но которые не уничтожались. Отчет, кроме того, может включать в себя некоторое количество обработанных данных, таких как: номер комплекта, дата и время последовательности операций ликвидации, продолжительность последовательности операций ликвидации, имя оператора, имя сотрудника службы безопасности, общий вес всех уничтоженных конвертов и т.п. Отчет впоследствии передается контролеру для сверки.
1. Способ уничтожения конфиденциальных документов, заключающийся в том, что
a) сохраняют один или более конфиденциальных документов в контейнере,
b) идентифицируют контейнер,
c) сохраняют идентификационные данные, относящиеся к данному контейнеру, в электронной системе данных,
d) устанавливают идентичность одного или более контейнеров,
e) сравнивают идентичность одного или более контейнеров, установленную на этапе d) с данными из электронной системы данных, введенных на этапе с),
f) уничтожают контейнеры, если идентичность одного или более контейнеров, которая установлена на этапе d), соответствует идентификационным данным контейнера из электронной системы данных, которые сохранены на этапе с).
2. Способ по п.1, отличающийся тем, что дополнительно между этапом с) и этапом d) выполняют следующие этапы
k) формируют список контейнеров, которые должны быть собраны, по электронной системе данных, указанный список включает в себя идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть собраны,
l) устанавливают идентичность контейнера, который должен быть собран,
m) сравнивают идентичность, которая установлена на этапе 1) с идентификационными данными из списка, сформированного на этапе k),
n) собирают собранный контейнер, если идентификационные данные по этапу l) соответствуют идентификационным данным по этапу k).
3. Способ по п.2, отличающийся тем, что после этапа n) дополнительно осуществляют о) накопление в электронной системе данных идентификационных данных контейнеров, которые были собраны на этапе n).
4. Способ по п.3, отличающийся тем, что после этапа а) дополнительно р) устанавливают идентичность одного или более контейнеров, которые должны быть приняты,
q) сравнивают идентичность, которая установлена на этапе р) с идентификационными данными, сохраненными в электронной системе данных на этапе о),
r) принимают собранные контейнеры, если идентичность на этапе р) соответствует идентификационным данным на этапе о),
s) накапливают идентификационные данные в электронной системе данных контейнеров, которые были приняты на этапе r),
t) формируют список контейнеров, которые должны быть разрушены, из электронной системы данных, содержащий идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть разрушены.
5. Способ по п.4, отличающийся тем, что принятые контейнеры сохраняют в безопасном хранилище или сейфе между этапами s) и t).
6. Способ по любому из пп.1-5, отличающийся тем, что по меньшей мере на одном из этапов d), l) и р) осуществляют определение веса контейнера.
7. Способ по п.1, отличающийся тем, что этап е) выполняют дважды перед тем, как проводят этап f).
8. Способ по п.1, отличающийся тем, что на этапе d) дополнительно осуществляют визуальную запись контейнера.
9. Способ по п.1, отличающийся тем, что визуальная запись о контейнере выполняется перед этапом уничтожения f).
10. Способ по п.1, отличающийся тем, что на этапе а) дополнительно назначают уникальный идентификационный код контейнеру.
11. Способ по п.10, отличающийся тем, что идентификационный код выбран из группы, состоящей из штрих-кода, радиочастотных ID-ярлыков, двумерного матричного кода, трехмерного штрих-кода и кода изображения, или их сочетания.
12. Способ по п.10, отличающийся тем, что идентификационный код содержит одно или более данных, касающихся порядкового номера, даты, места, отдела и лица.
13. Способ по п.11, отличающийся тем, что идентификационный код содержит одно или более данных, касающихся порядкового номера, даты, места, отдела и лица.
14. Способ по п.1, отличающийся тем, что этап а) выполняют таким образом, что контейнер не может быть открыт без того, чтобы его очевидно не нарушить.
15. Устройство для уничтожения конфиденциальных документов, содержащее
контейнер для сохранения одного или более конфиденциальных документов,
средство для идентификации контейнера,
средство для сохранения идентификационных данных, относящихся к
данному контейнеру, в электронной системе данных,
средство для установления идентичности одного или более контейнеров,
средство для сравнения установленной идентичности с данными из
электронной системы данных, и
средство для уничтожения контейнеров.
16. Устройство по п.15, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для формирования списка контейнеров, которые должны быть собраны, по электронной системы данных, содержащего идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть собраны,
средство для установления идентичности контейнера, который должен быть собран,
средство для сравнения идентификационных данных контейнера, который должен быть собран, с идентификационными данными из перечня идентификационных данных, относящихся к контейнерам, которые должны быть собраны, средство для сбора контейнеров.
17. Устройство по п.15, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для сохранения идентификационных данных, относящихся к собранным контейнерам, в электронной системе данных.
18. Устройство по п.16, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для сохранения идентификационных данных, относящихся к собранным контейнерам, в электронной системе данных.
19. Устройство по п.15, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для установления идентичности одного или более контейнеров, которые должны быть приняты,
средство для сравнения идентичности с идентификационными данными из электронной системы данных, средство для приема контейнеров,
средство для сохранения идентификационных данных принятых контейнеров в электронной системе данных,
средство для формирования списка контейнеров, которые должны быть разрушены, в электронной системе данных, содержащего идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть разрушены.
20. Устройство по п.16, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для установления идентичности одного или более контейнеров, которые должны быть приняты,
средство для сравнения идентичности с идентификационными данными из электронной системы данных, средство для приема контейнеров,
средство для сохранения идентификационных данных принятых контейнеров в электронной системе данных,
средство для формирования списка контейнеров, которые должны быть разрушены, в электронной системе данных, содержащего идентификационные данные, относящиеся к контейнерам, которые должны быть разрушены.
21. Устройство по п.15, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для визуальной записи контейнера.
22. Устройство по п.15, отличающееся тем, что дополнительно содержит средство для назначения контейнеру уникального идентификационного кода.
23. Устройство по п.22, отличающееся тем, что идентификационный код выбран из группы, состоящей из штрих-кода, радиочастотных ID-ярлыков, двумерного матричного кода, трехмерного штрих-кода и кода изображения, или их сочетания.
24. Устройство по п.22, отличающееся тем, что идентификационный код содержит одно или более данных, касающихся порядкового номера, даты, местоположения, отдела и лица.
25. Устройство по п.23, отличающееся тем, что идентификационный код содержит одно или более данных, касающихся порядкового номера, даты, местоположения, отдела и лица.
26. Устройство по п.15, отличающееся тем, что средство для уничтожения контейнеров дополнительно содержит средство для транспортировки контейнеров и средство для дробления транспортировочных контейнеров.
